Estamos acostumbrados a ver a los asistentes conversacionales como herramientas para automatizar la relación con los clientes, pero la verdad es que los chatbots también sirven para la gestión de proveedores y en general, para muchas otras funciones dentro de cualquier empresa.
Al automatizar tu negocio con un chatbot inteligente, estás en realidad, implementando una plataforma de inteligencia artificial, la cual se puede configurar para servir de ayuda en multitud de áreas de un negocio.
Así que en este artículo vamos a analizar cómo en el proceso de crear el chatbot que tu empresa necesita, es posible gestionar de forma automática las tareas de gestión de proveedores, para mejorar de esta forma la relación con los clientes, y también las B2B.
¿Qué es un chatbot para la gestión de proveedores?
Como introducción, para todos aquellos que necesitas una explicación sencilla, un chatbot para gestionar proveedores es un programa informático que imita una conversación humana para automatizar las tareas repetitivas en la cadena de suministro.
Pero la diferencia de un asistente virtual con inteligencia artificial con chatbots a uno genérico, es que este sistema se conecta directamente con las bases de datos internas de una empresa, lo que le permite responder consultas de facturación, así como verificar el estado de un pedido, o pedir documentación a un vendedor, entre otras muchas cosas.
Por lo tanto, la utilidad práctica de los asistentes conversacionales para empresas se puede decir que es principalmente el quitar trabajo repetitivo al equipo de compras, para que en lugar de atender por correo las mismas dudas una y otra vez, puedan dedicar más tiempo a la revisión y la negociación de los contratos.
¿Qué tareas puede automatizar un chatbot en la relación con los proveedores de una empresa?
Tal como estamos analizando, las empresas están implementado chatbots en la relación con proveedores para automatizar tareas repetitivas, pero lo verdaderamente interesante es saber cuáles son estas tareas, y también, que otras cosas puede hacer un asistente de IA para mejorar una relación entre empresas.
Por supuesto, lo primero que hay que pensar en todo aquello que está sujeto a la automatización, que es lo relacionado con los documentos, como las facturas, o en general, todo lo que se almacena en un excel o una base de datos.
De hecho, los chatbots para bases de datos, son herramientas geniales para la gestión de inventarios, en los que por supuesto, se puede tener una relación directa con los proveedores, especialmente en las empresas que necesitan de ciertas materias primas para sus procesos de producción.
Pero las empresas de servicios, e incluso aquellas que no cuentan con productos para vender, también suelen tener contacto con proveedores, aunque sea para obtener aquellos materiales con los que pueden realizar su oficio, o su actividad profesional.
La idea detrás de todo esto, no es poner una barrera para que no haya que comunicarse directamente de persona a persona, dejando eso a una herramienta de inteligencia artificial, porque lo que realmente resulta interesante es la capacidad de los chatbots para responder consultas y para programar peticiones, en base a los datos que tiene del negocio.
Para que todo esto sea posible, será necesario entrenar el chatbot con los datos de la empresa, y conectarlo al resto de sistemas informáticos de la empresa, algo que no es difícil de hacer si se tiene la asesoría adecuada.
¿Un chatbot puede recordar vencimientos, renovaciones o entregas pendientes?
Yendo al grano, sí, puede hacerlo. Un chatbot puede anotar un vencimiento, guardar la fecha en un sistema interno y lanzar un aviso antes de que se produzca alguna situación límite previamente establecida.
La razón de que pueda hacer es verdad está directamente relacionada con todo lo que ya hemos visto, y es que el chatbot registra los datos y los puede consultar, por lo que si la empresa guarda la fecha de caducidad de un contrato, por ejemplo, el bot puede revisar ese dato y avisar unos días antes.
En compras, logística o administración, que suelen ser los campos del negocio que más relación tienen con los proveedores, el bot también puede pedir una confirmación, para preguntar si la factura llegó, si el proveedor envió la mercancía, o si el contrato ya entró en revisión, siendo estos ejemplos de una operativa normal diaria, pero que se pueden adaptar a cualquier tipo de negocio y sector.
Así que como el chatbot trabaja directamente con la información que tiene disponible a través del resto de sistemas de la empresa, el margen de error está en los datos, no en el bot, aunque lógicamente, hay que configurarlo correctamente para que pueda cumplir con su función.
¿Cómo crear y configurar un chatbots para la gestión de proveedores en tu empresa?
Los chatbots para la mejora de atención al cliente son los más habituales, y por lo tanto, también hay disponibles muchas herramientas con las que se puede hacer una implementación bastante decente, incluso sin contar con un desarrollo personalizado.
Con una sencilla búsqueda en Google, podrás encontrar diferentes servicios, algunos privadas y otras de código abierto, con las que podrás ir probando cómo funcionan los chatbot y los podrás vincular a tu web y a tus redes sociales.
Pero cuando el chatbot no va a tratar consultas externas, sino que va a estar encargado de automatizar tareas que tienen una relación directamente con la actividad de la empresa y con la relación que se tiene con los proveedores, hay que trabajar con una herramienta que de la precisión necesaria, por lo que lo recomendable es contar con la ayuda de un servicio profesional.
Por eso, para que te vayas acostumbrando a este tipo de herramienta y a nuestra plataforma, en Tool ChatBot tenemos disponible una prueba gratuita, en la que uno de nuestros expertos verá que es lo que necesitas y empezará a guiarte por el camino hacia la adaptación de tu empresa a las nuevas tecnologías.
No obstante, si antes de solicitar esta prueba, tienes alguna duda que quieras consultar, siempre puedes contactar con nosotros a través de nuestro formulario de contacto, y te atenderemos sin ningún compromiso.