Todo el mundo está usando la inteligencia artificial para consultar dudas y para ayudarse en su trabajo, pero cuando la intención final es automatizar tareas administrativas con un chatbot para empresas, hay que saber cómo configurar esta herramienta para que esté bien integrada con la lógica de negocio y la base de datos.
En una ocasión anterior, analizamos si era buena idea entrenar un chatbot con los datos de tu empresa, más que nada, por todo lo que tiene que ver con la privacidad de la información de los clientes, etcétera, pero una vez teniendo claro que si se hacen las cosas bien, esto no es un problema, es cuando hay que ver qué tiene de especial el hecho de poder automatizar el trabajo administrativo de una empresa.
Para ello, vamos a hablar de las tareas que repetitivas que se pueden automatizar en el departamento de administración de una empresa y cómo sería la integración de chatbots con otros sistemas empresariales, precisamente para que esta herramienta pueda cumplir con su función, y ofrecer un buen rendimiento.
¿Qué tareas administrativas se pueden automatizar con un chatbot?
Si queremos responder esta pregunta hay que observar cómo es la jornada laboral de cualquier trabajador de una oficina, en la que veremos que una parte muy importante de su tiempo la ocupa en atender peticiones que, aunque varían en sus datos, tienen siempre una formulación o una estructura similar, por lo que pueden considerarse repetitivas.
De hecho, los equipos administrativos dedican hasta un 40% de su jornada a tareas repetitivas y de bajo valor estratégico, lo que sería por ejemplo responder las mismas preguntas una y otra vez a los clientes, o incluso tareas de facturación, o contables.
Pues bien, un chatbot de IA conversacional, el cual debe estar conectado al resto de sistemas de la empresa, pueden resolver de forma automática las consultas más frecuentes, sin que un cliente tenga que esperar a que un agente humano esté disponible. Además, pueden hacer seguimiento del estado de ciertos trámites en tiempo real, y derivar automáticamente los casos complejos al departamento correspondiente.
Así que el resultado sería menos tiempo de espera para los clientes, más disponibilidad porque se podrían resolver consultas todos los días del año a cualquier hora, y hacer que los profesionales del equipo tengan menos carga laboral.
Por otra parte, con respecto a las agendas y la planificación empresarial, la reserva, reprogramación y cancelación de citas es, según los datos de las consultoras del sector tecnológico, y nuestra propia experiencia ofreciendo este servicio, una de las funciones con mayor adopción para los chatbots para empresas.
¿Pueden los chatbots automatizar la respuesta a consultas internas y actualizar registros?
Nadie disfruta rellenando formularios, así que los chatbots guían al usuario paso a paso, recopilan la información necesaria y validan que los datos estén completos antes de que lleguen a la base de datos de la empresa, por lo que con esta herramienta, los procesos de alta, o solicitud interna son considerablemente más rápidos y sencillos, además de que reducen errores de captación de la información que suelen generar trabajo adicional.
Ten en cuenta también que lo referente a consultar saldos, así como enviar recordatorios de pago, o reenviar facturas son tareas mecánicas que, cuando están bien automatizadas, mejoran directamente la salud financiera de una empresa.
Así que aparte de la conversación que se puede tener los asistentes conversacionales para empresas, los chatbots se utilizan sin problema para actualizar registros sencillos, como podría ser el caso de un cambio de dirección o teléfono, o para consultar la disponibilidad de algún producto, además de acumular datos referentes a las campañas de marketing, las cuales son todas pequeñas tareas que, cuando se suman, ahorran mucho trabajo.
Pero aunque esta tecnología ofrece muchas posibilidades, debes saber que no todo es automatizable, y las empresas que mejor están aprovechando esta tecnología lo saben, puesto que las negociaciones, o cualquier situación donde el trato humano es fundamental deben seguir en manos de las personas capacitadas, así que el modelo que mejores resultados está dando en el mercado es el híbrido, donde el chatbot resuelve lo repetitivo y los gestores hacen valer sus habilidades inherentemente humanas.
¿Qué datos necesita un chatbot para automatizar tareas administrativas?
Para que un asistente conversacional pueda gestionar tareas administrativas por él mismo, lógicamente, debe tener cubierto su apartado técnico y disponer de un buen motor de comprensión del lenguaje.
No obstante, lo que realmente determina su utilidad es que tenga el acceso a la información correcta, porque un chatbot, al fin y al cabo, no es más que una interfaz que conecta a las personas con los datos y los procesos que ya existen en la empresa.
De hecho, la diferencia entre un asistente que no sirve para nada y uno que se convierte en una herramienta indispensable está en la calidad y la estructura de los datos que tiene a su disposición, en lugar de en su capacidad para mantener una conversación natural, aunque por supuesto, esto último también es importante, lo ideal es tener una buena combinación de ambas, pero priorizando las fuentes de información.
Todo ese caudal de información suele estar ya almacenado en algún lugar, ya sea en un ERP, en una base de datos de recursos humanos, o en una simple hoja de cálculo, pero el chatbot necesita poder consultarlo y, en algunos casos, modificarlo con la misma fiabilidad que si lo hiciera una persona desde el panel de administración.
Además, para poder automatizar tareas administrativas con un chatbot, el asistente necesita también integrarse con la lógica de negocio, por lo que en realidad, debe estar conectado a la base de datos, si, pero lo ideal es que forme parte de todo el ecosistema informático empresarial.
Por eso es que en Tool ChatBot creamos el chatbot que tu empresa necesita, porque nos adaptamos a tu presupuesto y a la estructura y los objetivos de tu empresa, creando una solución personalizada. Así que si quieres saber más, o si tienes alguna duda, contacta con nosotros.