Llevamos décadas usando el email como herramienta personal y empresarial, pero los chatbots para correos electrónicos empresariales que implementan la inteligencia artificial han llegado para renovar por completo su uso y llevarlo a un nuevo nivel.
Toda aquella empresa que automatiza un negocio con un chatbot inteligente, rápidamente ve los beneficios en su servicio de soporte y en su capacidad de realizar ventas, gracias a las nuevas tecnologías y a los datos que ofrecen los medios digitales modernos.
Pero además, los chatbots para ofrecer atención personalizada a tus clientes se pueden utilizar para redactar y responder correos electrónicos, además de para automatizar la clasificación de la correspondencia digital.
Así que en este artículo, vamos a analizar los chatbots como herramienta para gestionar los correos electrónicos empresariales, hablando sobre las tareas que se pueden automatizar, los permisos que necesitan para ello, y por supuesto, si se pueden utilizar los chatbots de IA para comercio electrónico con el objetivo de gestionar las campañas de promoción que se realizan por email.
¿Qué tareas de correo puede automatizar un chatbot con inteligencia artificial?
Solemos pensar en el correo electrónico como algo personal, incluso cuando es una herramienta enfocada al mundo laboral, pero lo cierto es que una parte considerable de lo que llega a la bandeja de entrada responde a patrones repetitivos, y por eso es que los chatbots de IA conversacional pueden usarse muy eficientemente en este medio digital.
La verdad es que un chat de inteligencia artificial para empresas tiene una gran capacidad para hacerse cargo de las respuestas que se repiten una y otra vez, puesto que hay consultas de clientes que siempre son las mismas, preguntas sobre horarios, sobre disponibilidad, sobre el estado de un pedido, entre un largo etcétera.
Al entrenar un chatbot con los datos de tu empresa, este reconoce ese tipo de mensajes y responde con naturalidad, sin necesidad de que intervenga el equipo humano del negocio, puesto que interpreta lo que se le pregunta y ofrece una solución concreta.
También resulta muy útil para programar el envío de correos en el momento más oportuno, porque no es lo mismo enviar una propuesta comercial un día u otro, y el chatbot puede encargarse de retener esos mensajes hasta que la probabilidad de que se lean sean mayores.
Por otra parte, todos hemos olvidado alguna vez responder a un correo que esperaba una contestación, o hemos perdido la pista de una conversación que pedía un cierre. Pues bien, un chatbot puede llevar un registro de los hilos abiertos y recordarnos que alguien sigue esperando noticias nuestras, y también, puede encargarse de enviar recordatorios de forma automática cuando han pasado varios días sin respuesta.
¿Qué permisos necesitan los chatbots para correos electrónicos para acceder a la bandeja de entrada y a los contactos?
Lo cierto es que, para que un asistente virtual con inteligencia artificial con chatbots pueda responder por nosotros, organizar la bandeja, o recordarnos citas pendientes, necesita de ciertos permisos, y la cuestión es entender cuáles son y por qué son necesarios, para de esta forma, hacer un uso seguro de la herramienta.
Como es lógico, el chatbot suele pedir como prioridad el acceso a la bandeja de entrada, porque si no, no podrá leer los correos, tanto los que llegan como los que ya tenemos archivados. A primera vista puede sonar intrusivo, pero sin esa capacidad difícilmente podría responder un mensaje urgente, o saber de qué tema habla un cliente para responder.
Por motivos de seguridad, normalmente este permiso se concede con un alcance limitado, donde el chatbot solo puede acceder a los mensajes mientras realiza las tareas para las que ha sido programado, y no almacena ni comparte el contenido con nadie. Además, las plataformas como Google, o Microsoft, a través de las cuales se conectan estas herramientas, son bastante estrictas en ese sentido.
Por otra parte, el otro permiso habitual es el de enviar correos en nuestro nombre, algo que como ya te imaginas es totalmente necesario para que el chatbot pueda redactar respuestas. Pero claro, que alguien pueda mandar mensajes como si fuéramos nosotros implica un nivel de confianza muy alto, y por eso los sistemas de autenticación modernos, permiten otorgar este permiso sin revelar nuestra contraseña.
¿Se puede usar el chatbot para programar envíos y gestionar campañas por correo?
La programación del envío de ciertos correos para realizar campañas a través de email se vuelve mucho más flexible con los chatbots para negocios online, puesto que en lugar de tener que depender de una herramienta de 'mailing' cada vez que queremos lanzar una comunicación, podemos pedirle al asistente que lo haga por nosotros con instrucciones personalizadas.
Además, con esta herramienta, puesto que está integrada en la empresa, se puede potenciar la segmentación, al mismo tiempo que se usa para gestionar las listas de contactos, puesto que a veces, tenemos grupos de personas a las que queremos llegar con un mensaje concreto, y la clasificación de las características de los clientes es un trabajo tedioso que se puede automatizar gracias a la IA.
De esta forma, el chatbot puede encargarse de segmentar los contactos según los criterios que le hayamos dado, y una vez hecha esa selección, puede preparar el envío del correo adaptando ligeramente el texto para cada grupo, de manera que no suene igual un mensaje para un cliente fiel que para alguien que todavía no ha hecho ninguna compra.
Por otra parte, el propio asistente nos ayuda a hacer un seguimiento de las campañas, y puede actuar en función de esos resultados, de tal forma que si detecta que una persona no ha respondido a un primer mensaje, puede enviar un recordatorio pasados unos días, pero siempre con un tono distinto, como si fuéramos nosotros acordándonos de escribir de nuevo.
Como ves, estas herramientas ofrecen muchas posibilidades, pero para que puedan cumplir con su función, deben implementarse y configurarse correctamente. Por eso, en Tool ChatBot, nos encargarmos de crear el chatbot que tu empresa necesita, así que si quieres que te atendamos de forma personalizada, contacta con nosotros.