Si los chatbots para monitorear KPIs de ventas son tan interesantes, es porque sin ellos es mucho más complicado dirigir un negocio usando datos y estadísticas, y porque podemos ayudarnos de la inteligencia artificial para mejorar las funcionalidades de esta necesaria herramienta comercial.
Semana tras semana, en este blog analizamos las diferentes funcionalidades que tienen los chatbots para empresas, y en el artículo de hoy, queremos hablarte sobre las KPIs de ventas, para que entiendas la verdadera utilidad de esta herramienta de medición.
Para ello, vamos a responder a las preguntas frecuentes sobre KPIs de ventas, y por supuesto, a analizar cómo funcionan los chatbot para monitorearlas y obtener consultas que merezcan la pena al entrenar el chatbot con los datos de tu empresa, e integrarlo con el resto de sistemas del negocio.
En primer lugar, ¿Qué son las KPIs de ventas?
Entrando ya al analizar los conceptos y los fundamentos de esta tecnología, las KPIs de ventas son una herramienta de medición cuya función es responder a la única pregunta que de verdad importa cuando se cierra un ciclo de facturación, de cualquier duración, y es si el negocio va bien, o va mal.
Para poder llegar a esta conclusión, se necesitan números concretos, y una KPI de ventas no es otra cosa que un indicador, que nos aporta datos útiles que merece la pena seguir de cerca porque ofrece información muy valiosa sobre el rendimiento del negocio.
Por eso, cada negocio escoge sus propias KPIs, puesto que un negocio de servicios por suscripción mirará cuántos clientes cancelan cada mes, mientras que una empresa con ciclos largos de venta mirará cuántas reuniones comerciales consigue cerraren un determinado período de tiempo.
Así que en general, se puede decir que una KPI de ventas tiene que cumplir dos condiciones para ser útil, donde la primera, es que tenemos que poder medirla sin dar vueltas, porque si para saber el dato necesitamos hacer cuentas raras, o esperar dos semanas, esa KPI nos sirve de poco.
La segunda, es que tiene que provocar una acción, puesto que no sirve de nada saber que el tiempo medio de cierre se alarga si luego no hacemos nada para acortarlo. El indicador nos llama la atención sobre algo que podemos mejorar, y si no podemos cambiarlo, mejor no perder el tiempo midiéndolo.
¿Cómo funcionan los chatbots para monitorear KPIs de ventas?
Los chatbots para monitorear KPIs de ventas son asistentes digitales que ayudan a seguir, en tiempo casi real, las estadísticas comerciales de una empresa, por lo que estamos hablando de una herramienta que ofrece muchas funciones más allá de lo que comúnmente se espera de los chatbots para negocios online.
Como hace toda herramienta de inteligencia artificial, con la asistencia en venta con chatbots, se consultan los datos, los cuales después se ordenan y se entregan con una claridad que, en el día a día, la verdad es que ayuda mucho al equipo comercial de la empresa.
Para poder funcionar como corresponde, estos asistentes conversacionales para empresas se conectan a las fuentes donde se encuentra la información de ventas, que por norma general será el sistema de gestión, la base de clientes, y las herramientas de facturación.
Entonces, nosotros escribimos una pregunta normal, como si hablásemos con un compañero, y el chatbot convierte esa pregunta al lenguaje de las bases de datos, y luego nos devuelve la respuesta en formato de texto, por lo que preguntamos y obtenemos la respuesta, así de simple.
Por lo tanto, la principal ventaja de esta herramienta está en que no hay que esperar a que el departamento de análisis prepare un informe, ni tampoco necesitamos aprender un lenguaje de consulta de datos, ya que se puede configurar un chatbot de IA para consultas SQL en las empresas.
¿Qué se necesita para conectar un chatbot con el CRM de un negocio?
Para conectar un chatbot con el CRM de un negocio necesitas tener unas cuantas cosas claras, pero ninguna de ellas resulta especialmente difícil de conseguir si se tiene claros los pasos, y sobre todo, se cuenta con la asesoría de una Agencia de IA.
La primera, es que se necesita un CRM que ofrezca una puerta de entrada a sus datos, la cual suele llamarse API, aunque si no conoces funcionamiento, no pasa nada, puedes olvidarte del nombre técnico. Lo que importa es que nuestro sistema de clientes tenga la capacidad de recibir preguntas por un lado y devolver respuestas por el otro.
Después, otra cosa que necesitamos es un chatbot de IA conversacional que tenga configurados conectores preparados para los CRMs más comunes del mercado, de tal forma que si usas uno de esos CRM, basta con activar el conector desde el panel de configuración. Si no, tendremos que buscar una solución intermedia, como una herramienta de automatización que haga de traductora entre el chatbot y el CRM.
Por otra parte, ten en cuenta que el chatbot necesita pedir permiso para leer información del CRM y, en algunos casos, para escribir en él. Por ejemplo, si queremos que el chatbot anote en el CRM cada vez que un cliente pide un presupuesto, tendremos que darle acceso de escritura, algo que se hace mediante claves, o tokens, que no son más que contraseñas largas que identifican al chatbot.
También, ten en cuenta que hay que definir qué información va a viajar entre el chatbot y el CRM, porque no es prudente conectar todo con todo, es mejor empezar con una integración sencilla, y una vez que eso funcione, añadir más cosas en función de las necesidades reales.
¿Qué tipo de empresas sacan más provecho de los chatbots para monitorear KPIs de ventas?
Las empresas que más partido sacan de un chatbot para seguir KPIs de ventas suelen tener mucho movimiento comercial y poco tiempo para revisar datos, por lo que suelen estar presentes en negocios con ventas diarias y varios canales de contacto, además de en los equipos que necesitan saber qué ocurre con las ventas sin esperar al cierre del mes.
Por eso, las tiendas online encajan muy bien en este perfil, puesto que trabajan con cambios muy rápidos en el comportamiento del cliente. Pero las firmas de software, suscripción y servicios recurrentes también suelen aprovechar bien esta clase de herramienta.
La verdad es que sea cual sea tu sector, como siempre hay que vender y que tratar con clientes, será siempre útil crear el chatbot que tu empresa necesita, así que si quieres que te ayudemos a hacerlo, adaptándonos por supuesto a tus objetivos y a tu presupuesto, contacta con nosotros sin compromiso para que podamos conocer tu caso particular y ofrecerte la mejor solución.