Los chatbots en las intranets corporativas que utilizan inteligencia artificial son el avance de última generación de las plataformas colaborativas para gestionar el trabajo de los diferentes equipos y departamentos que existen en una empresa.
En el proceso de automatizar un negocio con un chatbot inteligente, en la mayoría de ocasiones, se pone el foco en los servicios externos, es decir, en aquellos que hacen más fácil la relación con el cliente.
Aunque lógicamente, esto es algo positivo, no es la única manera de aprovechar los asistentes conversacionales para empresas, así que en este artículo, vamos a hablar del apartado interno, y concretamente, a responder las preguntas frecuentes sobre los chatbots para las intranets corporativas.
¿Qué es una intranet corporativa?
Una intranet corporativa es una red privada de uso exclusivo para los empleados de una empresa, la cual se construye con los mismos protocolos que emplea internet, pero que se mantiene cerrada al público, para que no puedan tener acceso a ella terceros no autorizados.
Se puede decir que funciona como una gran oficina virtual en la que el personal puede consultar los documentos que necesite, así como colaborar en proyectos y conocer las últimas novedades de la empresa, puesto que existe la posibilidad de compartir publicaciones.
De hecho, las primeras intranets, que aparecieron en los años 90, apenas eran un tablón de anuncios digital estático, algo que lógicamente ha quedado atrás, puesto que las intranets de hoy, son plataformas dinámicas, que están diseñadas para conectar a las personas con lo que necesitan para hacer su trabajo, sin tener que utilizar para ello muchas aplicaciones distintas.
Por eso, tal como vamos a ir analizando, cualquier empresa que desee mejorar su flujo de trabajo debería considerar seriamente la adopción de una intranet. Además, los trabajadores siempre valoran positivamente que la empresa le proporcione las herramientas para hacer su tarea, siendo por lo tanto un factor que influye en la retención del talento y en la atracción de nuevos profesionales.
¿Qué tareas pueden hacer los chatbots en las intranets corporativas?
Las intranets corporativas guardan una gran cantidad de información y de archivos, así que un chatbot de IA conversacional integrado en esa red privada trabaja como un intermediario que entiende las preguntas en un lenguaje cotidiano y devuelve la información necesaria instantáneamente, o en unos pocos segundos.
Con respecto a las tareas que esta herramienta puede asumir, el asistente virtual con inteligencia artificial con chatbots puede guiar a un recién llegado durante su proceso de incorporación, y responderle temas personales relacionados con su puesto de trabajo como cuántos días de vacaciones le corresponden, o explicarle los pasos para solicitar una baja médica.
Por otra parte, cuando un trabajador no puede conectarse a la red privada virtual, el sistema de ayuda tradicional le obliga a abrir una petición al servicio de soporte y a esperar, mientras que los chatbots para automatizar el soporte técnico en las empresas resuelven estas incidencias de primer nivel en ese mismo momento.
Entre sus funciones, el chatbot puede restablecer una contraseña, verificar el estado de una conexión, o reiniciar un servicio remoto, todo ello dentro de la misma ventana de chat. De hecho, el asistente es consciente de lo que puede hacer y lo que no, así que filtra lo automatizable y solo deriva lo complejo a los técnicos especializados.
Pero lo que realmente hace interesante a esta herramienta, es que además de responder preguntas, el chatbot puede ejecutar acciones, de tal forma que un empleado puede hacer una petición a otro departamento, el bot registra la petición, la envía al supervisor, recibe la aprobación y manda la confirmación al trabajador, todo en el mismo hilo de conversación.
¿Qué diferencias hay entre los chatbots en las intranets corporativas y un chatbot web?
La verdad es que un chatbot de atención al cliente en una página web y un asistente conversacional dentro de la red privada de una empresa se parecen solo en la superficie, porque ambos simulan una conversación real, pero el primero mira hacia fuera, hacia el cliente anónimo que busca comprar un producto, o resolver una incidencia, mientras que el segundo mira hacia dentro, a hacer más fácil el trabajo de los empleados y los procedimientos internos del negocio.
Normalmente, el chatbot para páginas web se relaciona con un visitante del que no sabe nada y cada conversación empieza desde cero, aunque también puede recordar los datos del cliente si este está registrado y tiene un historial en la base de datos.
Pero a lo que queremos llegar con esta distinción, es que el bot de la intranet, conoce a su interlocutor, porque como es un trabajador de la empresa sabe quién es, a qué departamento pertenece y, por tanto, qué documentos puede consultar y qué acciones tiene permiso para realizar.
De hecho, precisamente por ese acceso a la información delicada del negocio, las reglas de seguridad para uno y para otro son radicalmente distintas. Un chatbot en una web pública debe anteponer la privacidad del visitante, y no puede almacenar datos personales sin consentimiento ni compartir conversaciones con terceros.
Por otra parte, el asistente de intranet trabaja en un entorno controlado, así que la empresa asume la responsabilidad de proteger sus propios datos, por lo que la prioridad no es la privacidad del usuario frente al sistema, sino evitar que el sistema filtre información estratégica a quien no debe.
¿Qué hace falta para integrar un chatbot con la intranet de una empresa?
Nos gustaría poder decir decirte que para integrar un chatbot con la intranet de una empresa basta con instalar un programa, pero la verdad es que es algo que lleva consigo un proceso de configuración, donde hay que seguir una preparación de los datos de la empresa y una estructura de desarrollo para crear el chatbot que tu empresa necesita.
Como punto de partida, debes saber que el chatbot necesita alimentarse de una base sólida de documentos y de conocimientos internos. Es decir, que hay que entrenar el chatbot con los datos de tu empresa para que pueda hacer su trabajo.
Después, llega el momento de elegir una tecnología que conecte el chatbot con los sistemas existentes, y la integración técnica suele realizarse mediante Interfaces de Programación de Aplicaciones (API), puentes que comunican el asistente virtual con las bases de datos, el sistema de gestión de recursos humanos (ERP), o el programa de atención al cliente (CRM).
Además, para garantizar su buen estado, como todo programa informático, el chatbot necesita un mantenimiento periódico, y por eso, aunque hay herramientas de terceros con las que se puede ir probando esta tecnología, lo mejor es que contactes con nosotros para recibir atención profesional personalizada.